Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Untuk Menunjang Operasional PT Radio Paramita Perkasa Tulungagung

indexPenulis Jelita Nur Septaningarum Mahasiswa Jurusan Akuntansi Syariah FEBI IAIN Tulungagung yang sedang PPL/Magang di Mayangkara Group.

Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis. Selain berfungsi sebagai alat komunikasi juga berfungsi sebagai pengingat, bahan bukti hitam diatas putih yang memiliki kekuatan hukum, sumber data, alat pengingat, jaminan, wakil, alat promosi. Dalam upaya pencapaian tujuan dan untuk penyelenggaraan kelangsungan hidup suatu organisasi, maka organisasi tersebut harus dapat menjalankan program-program organisasi yang telah direncanakan. Untuk itu melaksanakan program-program tersebut maka tidak lepas dari kegiatan surat-menyurat. Walaupun kegiatan surat menyurat merupakan bagian kecil dari pelaksanaan program organisasi atau perusahaan, akan tetapi apabila pengelolaannya tidak sungguh-sungguh maka keseluruhan program organisasi akan mengalami hambatan-hambatan. Untuk itu surat menyurat harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Surat menyurat tidak hanya merupakan alat komunikasi yang penting, tetapi hal itu juga sangat penting dalam kegiatan manajerial yaitu pekerjaan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen, seperti fungsi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan fungsi-fungsi manajerial tersebut.

Dalam suatu organisasi atau perusahaan, surat menurut prosedur pengurusannya dibedakan menjadi dua yaitu surat masuk dan surat keluar. Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima melalui kurir dengan mempergunakan buku pengiriman atau ekspedisi. Sedangkan surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, bersetempel, dan telah ditanda tangani oleh pejabat yang berwennag) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan atau dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain.

Pengelolaan surat pada PT Radio Paramita Perkasa yaitu pada bagian yang mengurusi kegiatan administrasi termasuk mengurusi jalannya surat masuk dan surat keluar. Pengelolaan surat dalam suatu proses atau kegiatannya dalam suatu organisasi untuk mencapi tujuan dengan menggunakan sumber daya yang ada, dimulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan, serta penyusutan surat. Dalam PT Radio Paramita Perkasa, surat diposisikan untuk menunjang operasional Radio. Terutama digunakan untuk membantu pembiayaan–pembiayaan yang terkait dengan kelangsungan operasi Radio. Penggunaan surat dalam PT Radio Paramita Perkasa sangatlah penting, karena surat menyurat yang dilakukan merupakan pendukung sistem keuangan Radio Perkasa. Surat ini diajukan dan ditujukan kepada Kantor Pusat Mayangkara Group guna untuk meminta persetujuan pengeluaran biaya yang akan digunakan untuk biaya operasi radio serta laporan-laporan keuangan yang meliputi pendapatan iklan, pendapatan dari penjualan produk Mayangkara Group, dan lain sebagainya.

Dalam penggunaan surat PT Paramita Perkasa, surat digunakan untuk membantu operasional Radio. Yaitu untuk kepentingan operasi yang berkaitan dengan anggaran yang dipergunakan untuk keperluan radio, alat-alat yang dibutuhkan oleh radio. Penggunaan surat ini merupakan sistem yang sangat penting dalam Radio Perkasa, karena surat menyurat yang dilakukan terkait dengan keuangan operasional radio. Meliputi gaji karyawan, pengiriman kwitansi iklan, persetujuan pembiayaan yang terkait dengan radio, penjualan produk SOMAN, pembayaran pajak, listrik dan lain sebagainya. Surat menyurat yang dilakukan PT Radio Paramita Perkasa dengan Kantor Mayangkara Pusat karena salah satu sumber pembiayaan untuk operasional radio terpusat dari Mayangkara Group. Karena pendapatan dari iklan saja tidak mampu untuk menunjang segala pembiayaan yang terkait dengan radio, maka dari itu penggunaan surat ini snagat dibutuhkan untuk membantu sistem keuangan PT Radio Paramita Perkasa.

Prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang digunakan oleh PT Radio Paramita Perkasa FM dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan utama yaitu mengelola, mengatur dan mengurus surat menyurat agar dapat memperlancar administrasi PT Radio Paramita Perkasa FM. Pada PT Radio Paramita Perkasa FM seluruh kegiatan surat menyurat hanya ditangani oleh satu orang pegawai. Selain itu cara penanganan suratnya pun cukup sederhana, yaitu pencatatan surat masih bergantung pada buku agenda saja dan tidak memakai kartu kendali yang lebih efisien. Setiap surat yang masuk dan keluar dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk atau keluar. Surat masuk yang diterima dan surat keluar yang dibuat, diterima dan dikirim melalui pos maupun kurir dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi).

Dari observasi yang dilakukan peneliti di PT Radio Paramita Perkasa FM, bahwa seluruh kegiatan surat menyurat yang meliputi surat masuk dan surat keluar hanya ditangani oleh satu orang pegawai. Selain itu cara penanganan suratnya pun cukup sederhana, yaitu pencatatan surat masih bergantung pada buku agenda saja dan tidak memakai kartu kendali. Meskipun demikian PT Radio Paramita Perkasa FM dapat membuat dan mengirim surat keluar dengan cepat dan tepat tujuan, mampu melaksanakan pengadaan dokumen yang dibutuhkan oleh pihak Kantor Mayangkara Pusat ataupun instansi lainnya dengan cepat.

Adapun kendala dalam pengelolaannya yaitu surat masuk dan keluar terkadang tidak semua surat diserahkan ke petugas pengelola surat untuk diarsipkan, tetapi masih disimpan di masing-masing bidang yang berkepentingan atau tujuan dari surat tersebut. Sehingga petugas hanya mengarsip surat yang diserahkan ke petugas pengelola surat saja. Tidak dimilikinya alat pengganda surat yang dapat memperlancar jalannya pekerjaan pada kantor, sehingga pegawai harus keluar dari kantor jika ada surat yang harus digandakan. Terkadang dalam pengiriman dan penerimaan surat adanya keterlambatan, sehingga operasional dan pembiayaan yang terkait dengan Radio Perkasa tertunda dan tidak tepat dengan waktu yang sudah ditentukan.

Kegiatan surat menyurat dalam Perusahaan Radio harus mendapatkan perhatian yang sungguh-sungguh karena isi surat pada perusahaan atau instansi akan menjadi sarana pencapaian tujuan dari perusahaan atau instansi yang bersangkutan, maka dari itu perlu adanya pengelolaan surat agar dapat menunjang operasional perusahaan itu sendiri. Dengan adanya pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang dilakukan dengan baik maka kegiatan-kegiatan perusahaan pun akan terlaksana dengan baik pula. Dan pengelolaan surat menyurat jika dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan utama, maka dapat memperlancar kegiatan administrasi perusahaan.

Di dalam kegiatan PPL ini, saya banyak mendapatkan pengalaman, pengetahuan, dan hal-hal baru yang sangat bermanfaat. Dari kegiatan ini saya dapat mengenal bagaimana praktik administrasi, sistem operasional yang ada di Perusahaan bidang Penyiaran. Di situ saya dapat mengaplikasikan ilmu yang saya dapat dari perkulihan dan mencoba menemukan hal-hal baru yang tidak saya dapatkan dipendidikan formal. Banyak manfaat dan pengalaman yang saya dapatkan di PT Radio Paramita Perkasa, dan saya dapat membagikan pengetahuan yang saya dapatkan selama PPL melalui Essay ini, semoga dapat memberikan manfaat untuk semua pihak.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>